Veel gemaakte denkfouten

- Zwart-witdenken: je deelt je eigenschappen in in absolute, alles-of-niets-categorieën

- Etiket plakken: je stelt jezelf gelijk met je fouten. In plaats van te zeggen: 'Ik maakte een fout' zeg je: 'Ik ben een mislukkeling'
- Overdrijven: je ziet één negatieve gebeurtenis als een zich herhalend patroon van mislukking. Je denkt bijvoorbeeld: 'Ik word altijd afgewezen'

- Mentaal filteren: je hebt de neiging neutrale of positieve ervaringen om te zetten in negatieve ervaringen en je hiermee constant bezig te houden

- Gedachtenlezen: je gaat er bij voorbaat van uit dat mensen op je neerkijken

- Toekomst voorspellen: je voorspelt als een 'waarzegger' willekeurig dat iets slecht zal aflopen

- Emotioneel redeneren: je baseert je gedachten op hoe je je voelt. 'Ik voel me minderwaardig, dus ben ik dat ook'

- 'Zou moeten'-denken: je bekritiseert jezelf of anderen met geboden, verplichtingen, dreigementen of andere strenge eisen

- Zelfverwijt: je maakt uitsluitend jezelf verwijten over iets waar je geheel niet, of gedeeltelijk verantwoordelijk voor bent
(overzichtje van Psychologie Magazine)

Categorieën Spullen (Stuff)

Spullen in mijn kantoor vallen in verschillende categorieën:

Media (bevat data of informatie):
Papier met informatie [zie: soorten informatie]
- documenten
- tijdschriften (artikelen en achtergrondinformatie over onderwerpen)
- boeken (bevat meestal ISBN, grootste deel gecatalogiseerd via Collectorz.com Bookcollector. Cover en info vaak op te vragen via Amazon.com en op te zoeken via bibliotheken op Internet.
- kranten (nieuws, veelal gedateerd)
- knipsels (uitgeknipte artikelen over bep. onderwerp)
- folders en brochures (reclame, referentie info, afzender of onderwerp gerelateerd)
- hangmappen (archief en referentiemateriaal gebundeld op onderwerp of thema)
- ordners (projecten en administratie, vooral chronologisch op jaar en maand)
Videobanden (heeft videospeler met TV of monitor nodig om te bekijken)
- voorbespeelde films (bevat meestal doos met cover en omschrijving, ingedeeld in thema en/of genre)
- opgenomen films of programma's (meestal summier gelabeld met titel evt. na te zoeken in IMDB)
- zelf gefilmde of geproduceerde opnamen (kopie van andere media zoals DV of rechtstreeks)
CD's & DVD's
- Audio CD's (bevatten meestal titel, en artiest op een hoes met cover; vaak ook trackinfo verkrijgbaar via CDDB / FreeDB o.a. om te kunnen rippen (grabben) naar MP3 met ID3 meta tag.
- Software - Programma CD / DVD of bundle met meerdere programma's vaak met versienummer (vermeld vaak ook minimum hardware- en systeemeisen: o.a. Operating System (OS) en geheugen.)
- Backups van persoonlijke documenten, foto's, films en zelfgemaakte (of bewerkte) content meestal met datum en (korte) beschrijving.
- Backups van programma's (deze raken verouderd door beschikbaarheid van nieuwere versies)
- Backups / kopieën van algemene films, MP3 verzameling als reserve bijvoorbeeld voor gebruik door kinderen of in auto. (Goede Meta-tags zijn voor nuttig gebruik van MP3 CD's en DVD's wel belangrijk)
- Software: Operating System - Rescue naar schone installatie en Hardware Drivers, Ook Servicepacks voor OS en Office-apps.
- Lege CD's / DVD's (blanco schijven voor het zelf branden zitten meestal op een spindle, eenmaal gebrand zitten ze meestal in een mapje)

Elektronica (nodig voor het beluisteren, bekijken of bewerken van media of informatie)
- Audioapparatuur (vast); o.a. Radio's, Receivers, versterkers, CD-spelers, Cassettedecks, audio-mixers / mengtafels, Platenspelers.
- Audioapparatuur (los): koptelefoons, walkmans, MP3-spelers, iPod, accu's en batterijen, adapters, audiokabels.
- Videoapparatuur (Videorecorders, DVD-spelers / DVD-recorders, HDD-recorders, afstandsbedieningen, Digitale Camera, TV-signaal receivers (DV3, kabel decoders, Satelliet-ontvangers), scartkabels, AV-kabels, HDMI-kabels
- Computers & Randapparatuur; Kast / behuizing, monitor, keyboard, muis, externe HDD-drives, speakers, webcam, microfoon, USB kabels, Printers, Scanners

Connectiviteit
- Telefoons (toestellen, gsm's, smartphones, telefoonkabels, antwoordapparaat, adapter, centrale)
- Internet (Modems, routers, hubs, connectors, UTP kabels)
- Fax (bekabeling, fax-switch)

Interieur
- Bureau
- Bureaustoel
- Kasten
- Planken
- Laden

Hulpmiddelen
- Kantoorartikelen
- Containers / hoesjes
- Meta-Labeling (stickers)

Spullen een nieuwe bestemming geven

Eerder was ik al bezig met ideeën om spullen die ik niet meer gebruik een nieuwe bestemming te geven. Het duurt nu wel wat lang omdat ik er te weinig aandacht aan geef en alles stapelt zich op. Het zijn niet eens de papieren, maar vooral de spullen die meer worden. Downcycling (gedeeltelijk hergebruik), Recycling (hergebruik) of upcycling beter bekend als Cradle to Cradle (of C2C afgekort) werkt alleen met een groot uitwisselingsnetwerk om de levensduur van producten & spullen te verlengen of als grondstof (of voedsel) te dienen voor iets nieuws.

Ik heb o.a. in de aanbieding:

• Heel veel videobanden, veel aktie, speelfilms, horror, comedy, series (Friends 1e seizoen en X-files) & kids. >200 stuks
  
• HP Apollo P2100U USB Inktjet printer
• Een Aquavitt Waterdispenser met heet water voor grote waterflessen van 18,9 liter.
• Oude PC's en veel PC onderdelen
• Audioapparatuur: o.a. meerdere cassettedecks, CD-speler, versterker (aparte componenten).
• Een RC Helicopter inclusief afstandsbediening en adapter.
• Doos CD's en doos boeken
• Algemeen: heel veel gadgets en speelgoed van de groothandel (eventuele overname is bespreekbaar)
• Biofeedback apparatuur (te koop, te huur of te leen: o.a. Hartmath EmWave)
• Studie & Referentieboeken te leen (zie: http://metamagazine.com/mybookcollection/)

Laat me even weten of je ergens interesse in hebt.

Dymo LabelWriter en GTD m.b.v. organisatieprofiel

Op de doos van de Dymo LabelWriter TwinTurbo 400 kreeg ik een link naar www.dymo-time.com voor EUR 20 frankeertegoed t.b.v. de TNT digitale postzegel. (dit is nog niet gelukt trouwens, maar dat even terzijde)
Deze thermische labelprinter moest ik aanschaffen omdat Easystamp (het softwareprogramma waarmee je rechtstreeks adressen en postzegels op enveloppen kunt drukken) eenzijdig door TNT is opgeheven per 1 juli (evt. tegoed werkt nog tot 1 oktober).
Zie ook deze draad over de Digitale Postzegel en Easystamp op het Vara Kassa-forum.

Uiteindelijk ben ik nu dus toch gezwicht en heb ik noodgedwongen een extra investering van ruim €250,- gedaan voor een labelwriter (€194,-) en labels (€60,-) om toch te kunnen frankeren. Ik had ook een goedkopere (tragere, enkele) LabelWriter kunnen aanschaffen voor ca. €135,- maar dan moet je van rol wisselen bij een ander formaat label en dat is weer een hoop gedoe. Ik heb wel compatible labels aangeschaft voor ca. € 0,02 - 0,03 per label tegen ca. €0,045 - 0,075 per label voor 'originele' labels. Elke geprinte digitale postzegel kost dus globaal €0,05 extra (los nog van de aanschaf).

Over Dymo en Organisatie
Om van de nood een deugd te maken kan ik de Dymo LabelWriter mogelijk ook voor andere zaken dan alleen digitale postzegels gaan gebruiken. Op Dymo-Time.com staat een test "Ontdek uw Organisatieprofiel" en het persoonlijk profiel op basis van mijn antwoorden op de 7 vragen is: Stormvechter

Oplossingen (samenvatting) voor Stormvechter:
Deel uw tijd in:

• Zorg er altijd voor dat u op tijd bent of, beter nog, probeer altijd 5 minuten eerder bij een vergadering te zijn.
• Vermijd het constant verzetten van vergaderingen met uw teams of klanten om te voorkomen dat u als onbetrouwbaar wordt gezien.
• Zorg ervoor dat uw agenda duidelijk bepaald is en leg uzelf een maximale duur van vergaderingen op zodat iedereen zich concentreert en beknopt blijft
• Probeer uw presentatie of teamvergaderingen vroegtijdig te beëindigen. Zo bespaart u iedereen waardevolle tijd en mensen zullen dit waarderen.

Reduceer uw lopende kosten:

• Hebt u zich wel eens afgevraagd hoeveel tijd en geldt u kunt besparen met een goed georganiseerde werkomgeving?
• Een goed georganiseerde werkomgeving helpt u ruimte te besparen en scheelt vierkante meters
• Het verbeteren van uw klassement zorgt ervoor dat uw papierstapel verkleint en uw archiefgebruik verbetert
• Door documenten en mappen te labelen kunt u lopende projecten eenvoudiger delen met collega's zonder extra kopieën te moeten maken.
• Dit alles kan leiden tot een kostenreductie voor kantoorartikelen, zolang u maar investeert in de juiste gereedschappen voor organisatie.

Organiseer de bijeenkomsten binnen uw bedrijf:

• Een goede manier om uw kantoor te organiseren is het gebruik maken van kleurcodes op uw mappen - of door mappen in verschillende kleuren te gebruiken ofwel door labels in verschillende kleuren op deze mappen te plakken.
• Bedenk een systeem dat bij uw bedrijf past. Gebruik bijvoorbeeld de kleur rood voor spoedeisende items. U kunt groene mappen of labels gebruiken voor praktische informatie. Blauwe labels of mappen staan bijvoorbeeld voor archiefdocumenten, ofwel items die weinig worden gebruikt.
• Vergeet niet om ook uw cd's van een etiket te voorzien. Uw LabelManager 220P maakt bovendien labels voor cd-doosjes.
• Van back-up mappen tot uw favoriete kantoorcd's, alles binnen uw kantoor kan van een label worden voorzien, zodat u alles snel kunt terugvinden. De grenzen van een effectief klassement hangen af van uw voorstellingsvermogen. Aan u om een systeem te vinden dat werkt en u hieraan te houden.

Een beter evenwicht in uw leven:

• Vindt u ook niet dat uw privéleven net zoveel aandacht verdient als uw professionele activiteiten?
• Dankzij de nieuwe organisatorische vaardigheden die u hebt verworven bent u veel efficiënter en kunt u uw dagelijkse taken sneller uitvoeren
• Profiteer van de voordelen en maak een lijst van zaken die u altijd al wilde doen of afhandelen in uw privéleven! Sky diving, liefdadigheidswerk, bonsai-tuinieren, alles is mogelijk! Het is tijd voor quality time

Meer is minder
Alex: Organiseer uw werkdag

• Zoveel zaken te regelen in zo weinig tijd... verdeel uw dag in delen
• Elk dagdeel bevat een onderwerp waarop u zich concentreert
• Concentreer u in de eerste plaats op uw prioriteiten
• Aan het eind van de dag moet u de lopende zaken afsluiten, uw takenlijst voor de volgende dag controleren en bijwerken, uw bureau opruimen en alle papieren en dossiers weggooien die u niet langer nodig heeft
• Onthoud dat een opgeruimd bureau aan het einde van de dag de sleutel is voor een productieve volgende werkdag.

Manon: Tips voor een snelle archivering

• Behandel één dossier per keer en verzeker u ervan dat alle documenten aan het eind van de dag zijn afgewerkt, d.w.z. gearchiveerd of doorgestuurd naar een collega
• Een goede manier om uw kantoor te organiseren is het gebruik maken van kleurcodes op uw mappen - ofwel door verschillende kleuren van mappen te gebruiken ofwel door deze mappen te voorzien van labels in verschillende kleuren.
• Onthoud dat er geen map 'Diversen' bestaat. Elk document hoort ergens thuis en soms is dat de prullenbak!

Alex: Reduceer uw lopende kosten

• Hebt u zich wel eens afgevraagd hoeveel tijd en geldt u kunt besparen met een goed georganiseerde werkomgeving?
• Een goed georganiseerde werkomgeving helpt u ruimte te besparen en scheelt vierkante meters
• Het verbeteren van uw klassement zorgt ervoor dat uw papierstapel verkleint en uw archiefgebruik verbetert
• Door documenten en mappen te labelen kunt u lopende projecten eenvoudiger delen met collega's zonder extra kopieën te moeten maken.
• Dit alles kan leiden tot een kostenreductie voor kantoorartikelen, zolang u maar investeert in de juiste gereedschappen voor organisatie.

Manon: Hoe verwerkt u een stormvloed aan e-mails

• Als u kijkt naar het aantal spam- of cc-e-mailberichten die u dagelijks ontvangt, beseft u hoeveel tijd u weggooit.
• Plan vaste momenten tijdens de dag waarop u uw e-mails controleert. 'De hele dag actief zijn' is goed voor machines, niet voor mensen
• Pas dezelfde techniek toe die u gebruikt voor papieren documenten: lezen, verwijderen, opvolgen, doorsturen of opslaan
• Ga er steeds vanuit dat uw printer officieel in staking is en stel uzelf altijd de vraag of u werkelijk een afdruk nodig heeft voordat u op de knop drukt.

Verbeter het evenwicht tussen uw werk en uw vrije tijd
Lucas: organiseer uw werkomgeving

• We weten allemaal dat een goed georganiseerde werkomgeving tijd kost en tijd is kostbaar. Heeft u er ooit aan gedacht om de items die u het meest gebruikt binnen handbereik te houden? Hier volgen twee tips die u eens zou moeten proberen:
• Tip 1: maak de bovenste lade van uw kast volledig leeg en vul deze met de belangrijkste objecten die u werkelijk nodig heeft (pennen, scharen, nietmachine, labelmanager etc).
• Tip 2: waarom gaat u niet een stap verder en verwijder alle persoonlijke items, zoals die enorme fotolijst met de foto van uw hond, en neem deze mee naar huis? U zult zien dat uw bureau en werkomgeving plotseling een rustigere en Zen-achtige uitstraling krijgt waarin het prettig vertoeven is...

Lucas: Verlaag uw stressniveau

• 'Iedereen is altijd druk met van alles bezig en alles is dringend. 'Dit is waarschijnlijk een goede omschrijving van het kantoorleven.
• Probeer eens de '5-minutenregel' toe te passen: Elke taak die binnen vijf minuten kan worden voltooid moet meteen worden uitgevoerd. Taken die langer duren moeten vooraf worden gepland en aan uw agenda (of uw PDA voor de hightech-fanaten) of uw dagelijkse prioriteitenlijst worden toegevoegd.
• Dankzij deze regel werkt u meer taken per dag af en verlaagt uw stressniveau!

Jasper: Verbeter uw interactie met collega's

• Probeer u te beperken tot één onderwerp per e-mail.
• organiseer uitsluitend vergaderingen die nodig en constructief zijn
• Ga terug naar mondelinge communicatie! Het is altijd gemakkelijker en sneller om onder vier ogen of via de telefoon te overleggen dan een e-mail te verzenden

Louise: Een beter evenwicht in uw leven

• Vindt u ook niet dat uw privéleven net zoveel aandacht verdient als uw professionele activiteiten?
• Dankzij de nieuwe organisatorische vaardigheden die u hebt verworven bent u veel efficiënter en kunt u uw dagelijkse taken sneller uitvoeren
• Profiteer van de voordelen en maak een lijst van zaken die u altijd al wilde doen of afhandelen in uw privéleven! Sky diving, liefdadigheidswerk, bonsai-tuinieren, alles is mogelijk! Het is tijd voor quality time

Breng uw organisatie op orde om waardering te krijgen
Laura: Deel uw tijd in

• Zorg er altijd voor dat u op tijd bent of, beter nog, probeer altijd 5 minuten eerder bij een vergadering te zijn.
• Vermijd het constant verzetten van vergaderingen met uw teams of klanten om te voorkomen dat u als onbetrouwbaar wordt gezien.
• Zorg ervoor dat uw agenda duidelijk bepaald is en leg uzelf een maximale duur van vergaderingen op zodat iedereen zich concentreert en beknopt blijft
• Probeer uw presentatie of teamvergaderingen vroegtijdig te beëindigen. Zo bespaart u iedereen waardevolle tijd en mensen zullen dit waarderen.

Charlotte: Val op

• Het beklimmen van de bedrijfsladder vereist absoluut goede organisatorische vaardigheden. Als goed georganiseerde professional bent u betrouwbaarder en wordt u gezien als iemand waarop men kan terugvallen.
• Een goede organisatie zorgt bovendien voor meer zelfvertrouwen in de manier waarop u omgaat met collega's.
• Dit kan het beeld dat uw baas over u heeft beïnvloeden en u zo helpen een betrouwbare relatie op te bouwen

Charlotte: Organiseer uw aktetas

• Dus uw bureau is opgeruimd? Vergeet niet dat zodra u het kantoor verlaat uw aktetas aangeeft hoe goed of slecht u georganiseerd bent.
• Organiseer uw papieren en dossiers in verschillende mappen met duidelijke titels. Gekleurde labels helpen u snel bij het vinden van het juiste dossier
• Zorg ervoor dat uw aktetas alle benodigde items bevat (bijvoorbeeld visitekaartjes, pennen, USB-stick, voedingskabel).

Lucas: Word de modelmedewerker van uw bedrijf

• Heeft u zich weleens afgevraagd hoe een goed georganiseerde werkomgeving het imago van uw project binnen en buiten uw kantoor ten goede komt?
• Een betere organisatie van uw agenda en arbeidstaken stelt u in staat bevestigingse-mails voor vergaderingen te versturen, vooraf een goede agenda voor te bereiden, de vergadering te leiden en aan het einde van de vergadering taken toe te wijzen aan alle aanwezigen.
• U zult zich spoedig realiseren dat het wijzigen van uw organisatorisch gedrag meer invloed heeft dan al het andere.

Marktwerking: navigeren tussen aanbod en prijs

Economie bestaat in essentie uit de vervulling van behoeften gegeven een zekere schaarste van middelen. Waardebepaling vind plaats binnen een context. Een landelijke supermarktketen zal waarschijnlijk vaste prijzen hanteren voor hun boodschappen, en wellicht een standaard productdiversiteit en variaties aanbieden.

Voorbeeld
Een lokale supermarkt melk in de variaties mager, halfvol en vol, in halfliterpak, literpak en sommige varianten ook in tweeliter verpakking. Er is een huismerk of B-merk melk en een A-merk melk. Daarnaast is ook variatie in verpakking: flessen (glas of transparant plastic) zijn ook weer duurder dan literpakken, en hersluitbare verpakkingen zijn meestal duurder dan open. De voordeligste keus in de lokale supermarkt is een literpak halfvolle melk van B-merk voor EUR 0,45.
De voordeligste fles (of pak) water kost ca. EUR 0,30 per liter (Aldi en Lidl ca. EUR 0,25 per liter, verpakt in plastic flesjes van 0,5 liter).

Op een NS Station of in een bioscoop zijn de prijzen een stuk hoger. Een pakje melk van 0,25 liter kost EUR 1 tot 1,50 (8 tot 14 keer zo duur) en een flesje water van 0,5 liter kost EUR 1,50 tot 3,- (12 tot 24 keer zo duur). Ik begrijp dat gelegenheid, vraag en aanbod bij elkaar moeten komen. De m2 prijs en personeelskosten van een stationswinkel zijn waarschijnlijk hoger en een bioscoop moet winst maken op de horeca-verkoop, maar is de verhouding met de reële kostprijs niet een beetje zoek?

Ik weet dat dit prijsvergelijken zeikerig klinkt (dat doen consumenten TVprogramma's ook), zeker als je het vergelijkt met de gangbare horeca-prijzen valt het misschien relatief wel mee. Misschien ben ik te prijsbewust opgegroeid met een relatieve waardering gebaseerd op de laagste (beschikbare) kostprijs of een rechtvaardigings-formule of verhouding waarbinnen kostprijs en plaatsgebonden retailprijs zich moeten bevinden. Bijvoorbeeld maximaal 3-6 keer de prijs van de budget of bulk-variant. Natuurlijk moet dat weer per productgroep bepaald worden. Croissants die normaal EUR 0,30 - 0,70 per stuk kosten zouden zo maximaal EUR 2,- mogen kosten, wat voor mij bijvoorbeeld al iets teveel zou zijn. Een heel Brood kost 0,80 tot 2,40 afhankelijk van soort, type en kwaliteit van ingrediënten. Als een gemiddeld brood EUR 1,60 kost, dan ga ik niet meer betalen voor een enkel broodje (bolletje of croissant).

Er is bij mij blijkbaar een soort vergelijkings-mechanisme aktief wat naar een eerlijke, redelijke (faire) verhouding zoekt. De keerzijde is dat ik hier best veel tijd mee kwijt ben om de beste deal te krijgen.
De basisgedachte van het aanvragen / bekijken van 3 offertes of alternatieven voordat je een keuze maakt is wel een werkbaar alternatief en geeft voldoende houvast en verantwoording dat ik zorgvuldig met mijn geld omga.